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内部控制的重要基础

返回 2014-05-19 14:02

《企业内部控制基本规范》总则中所称内部控制,是由企业董事会、监事会、经理层全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。其中第五条明确提出了企业建立与实施内部控制应当包括五个要素,即内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和内部监督,同时指出了内部环境是其他内部控制要素构建的基础。

企业内部控制一定建立于控制环境这一基础之上。我国《企业内部控制基本规范》对内部环境的描述是:内部环境是企业实施内部控制的基础,一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等。内部环境是整个企业内部控制系统的基础,直接影响企业内部控制效果及内部控制目标的实现。因此,稳固的企业内部控制系统前提是完善内部控制环境。

一、企业内部控制环境尚需完善之处

企业内部控制环境尚需完善之处,主要存在于如下几点:

(一)公司治理结构不够合理,企业对于管理层的监督也不完善

董事会是公司内部控制系统的核心,对一个公司负有重要的受托管理责任。我国许多企业虽然设置了董事会、监事会,聘任了总经理,但以董事会为中心的内部控制机制并未建立完善,董事会未能独立行使权力和承担责任。从人员配置上未割断董事与经理层的联系,不能保证董事会成员相对独立性。企业对于管理层的监督也不完善,公司经营者一人独揽大权,没有机构能够约束其日常行为,也就难以维护股东的利益。

监事会是专门对董事会、董事和经理监督约束的机构,但我国许多企业监事会的监督权力没有得到有效发挥。

(二)企业组织结构模式依然比较陈旧,导致机构重叠、职能缺位

不少企业组织结构设置只重视行政管理方便与否,却忽视了组织本身合理性问题,所以可能导致机构重叠、职能缺位和工作效率低等问题,使人力资源有很大的浪费。另外,企业在其组织机构设置中,比较重视纵向权利义务关系和纵向信息沟通,而对横向的协调关系和横向的信息沟通缺乏足够的重视,导致统计部门之间缺乏必要的交流,信息沟通不灵敏,协调性差,不利于企业内部控制的顺利进行。

(三)企业内审机构监督不力,审计制度未能规范化

内部审计是企业自我独立评价的一种活动。内部审计机构的职责除了包括审核企业会计账目之外,还包括稽查、评价内部控制制度是否完善和企业内部组织结构执行指定只能的效率。内部审计的有效性与其权限、人员的资格以及可使用的资源紧密相关。但我国内部审计机构一般由管理层领导且与其他部门平行,因此独立性较差。内审人员专业素质低,企业内审制度不健全,业务不规范。这些问题使内审部门作用无法发挥,形同虚设。许多企业对审计的独立监督、公正只能未予以充分重视,审计制度未能规范化。

(四)企业文化建设没有被足够重视,员工对企业文化缺乏认同。

企业文化作为一种现代管理科学理论,其实质是一种以经营管理为载体的企业经营性、竞争性文化,是企业的经营竞争哲学。我国大部分企业提出了自己的经营理念和宗旨,但与职工之间缺乏信息沟通,导致职工对企业缺乏认同,人心涣散,影响企业凝聚力,导致企业缺乏竞争力。很多企业没有形成自己的独立企业文化,即使企业制定各种规章制定也没有形成良好的执行氛围。企业文化作为一种无形的力量,不可避免地影响到企业的内部控制。也有许多企业建立的仅仅是一些死板的规章制度,对员工没有起到影响作用。

二、企业内部控制环境的完善和优化

(一)公司治理结构的完善,加强对管理层的监督

完善公司治理结构,加强对管理层的监督,提高会计信息质量,在我国企业应强化董事会的监督职能,使董事会、监事会、经理三者相互制衡。另外建立以董事会为中心的监督机制,保证董事会的监督职能能够有效发挥。扩大独立董事的比例,强化其职责。当董事会中有一定比例的独立董事时,就能在一定程度上预防管理部门独断专断大权,操纵财务报告,从而保证会计信息质量。

还应强化监事会的监督权力,作为健全的监事会制度应该保证监事会独立有效的行使其对董事会的监督权,同时,应以财务监督为中心,切实从财务管理这个企业的中心环节来发现问题、提出并解决问题,加强对董事会行为和活动的制约效能,提高监事会的监控力度。监事会应独立于董事会,对公司生产经营方针的调整、生产规模的变更、员工的裁减、薪酬的发放形式和标准、公司财务的合法合理拥有质询权和否决权。

因此,治理机构在内控工作中的内控要点是:

董事会负责内部控制的建立健全和有效实施。监事会对董事会建立与实施内部控制进行监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。

企业应当成立专门机构或者指定适当的机构具体负责组织协调内部控制的建立实施及日常工作。

企业应当在董事会下设立审计委员会。审计委员会负责审查企业内部控制,监督内部控制的有效实施和内部控制自我评价情况,协调内部控制审计及其他相关事宜等。

审计委员会负责人应具备相应的独立性、良好的职业操守和专业胜任能力。

治理机构在内控工作中的控制措施:

首先,公司按照财政部等五部委《企业内部控制规范》的规定,逐步建立健全公司内部控制管理组织体系。

其次,公司董事会下设审计委员会,主要负责对公司经营管理和投资业务进行合规性控制,对公司内部稽核审计工作结果进行审查和监督。

最后,公司将进一步修订和完善风险管理规范,明确规定董事会、内部控制管理部门、公司审计委员会及内审部门、其他职能部门和所属单位内部控制管理职责。

(二)健全管理机构,明确职责权限

组织结构是执行管理任务的体制,也是内部控制的重要载体。企业需要建立恰当的组织结构,即科学合理地设置企业内部机构与岗位、确定机构与岗位职责以及各个机构、各个岗位间的互相关系。明确各部在整个组织体系中的地位和作用。建立适当的沟通渠道,使各组织机构能够有效沟通,只有当组织内部的信息传输畅通时,在企业运营过程中各个环节出现的问题,才比较容易被发现和纠正,这样组织内部能够相互协调同时能够互相监督和牵制,使企业内部控制更加有效。管理部门根据公司总体发展战略和管理定位及外部环境的变化,定期评价现有组织结构的合理性;需要做出调整的,管理部门组织评估、论证并提出机构编制调整方案,按照规定程序审批后实施。

要对组织内全部岗位设置合理的职责和职权,并且必须遵循“职责职权对等”原则,以防止出现缺少相应的职权履行职责和职权滥用现象。同时要确保所有组织成员都明确其所在岗位的职责职权,并通过相应的监督机制对职责履行状况进行监督。

合理的职责体系是构建良好的内部控制环境的保证。公司在明确管理层、部门职责的基础上,组织实施员工岗位职责描述,将职责分解到具体岗位;同时公司编制权限指引,更好地落实分级授权制度。通过岗位职责描述和权限指引,公司对职责权限进行适当分配。

公司编制的权限指引,主要针对财务报告控制有效性的关键控制,尚未涵盖公司所有业务流程,公司将在以后的内控体系建设过程中,逐步建立涵盖公司各基本业务流程的权限指引。

 

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