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内部控制设计思路

返回 2014-05-19 15:03

构建内部控制体系,需要借鉴国际先进的标准,更要以我国政府监管部门制定的内部控制规范及其配套指引为依据,结合企业的实际情况来设计,应符合国情、符合企情。

内部控制设计应以风险为导向,要突出对各类风险控制政策、措施、方法及其工具等的设计。内部控制设计不仅仅是解决理念或理论问题,而是要与业务管理相融合,嵌入到业务管理流程中,设计出控制风险的可操作性的具体解决方案。

这里将从三个方面给予讨论:按部门进行设计、按项目进行设计、按流程进行设计。

一、按部门进行设计

按部门设计内控制度应该注意下列几个问题:

(1)将部门既看成组织中相对独立部分,又看成与组织中其他部门相互连接的环节,各个部门甚至形成一个投入产出的网络。进行部门内控制度设计时,首先要营造良好的控制环境。而要形成良好的控制环境,就需要从部门的组织结构和岗位设置,明确责任的分派和权力的授予出发,注重提高本部门员工的诚信和工作能力,奠定良好的控制基础。同时,还应发现该部门与其他部门的联系。

(2)分析部门在企业中可以涉及到的项目,分析部门处于项目工作流程的哪一个环节,或属于流程中的哪一个作业链条之中,存在何种风险,部门需要参与哪些工作任务,在执行任务的过程中可能会遇到的风险种类及大小,初步评估部门面临的风险,并进而确定关键控制点。

(3)根据控制点确定所要进行的控制活动,进行责任和权力的具体分派,制定业绩考核标准。

(4)设计部门内控制度时建立部门内部以及部门间的信息与沟通,部门内上下级、同级、部门间能迅速取得他们在执行任务、管理和控制企业运营过程中所需的信息,并互相交换这些信息。

(5)部门的内控制度应具有监督职能,包括例行的管理和监督活动,为确保内控制度的执行,还应具有协调小组,即纵向协调或横向协调小组。

(6)设计部门的内控制度也应区分常规性事件、非常规性事件和混合性事件。

内控制度设计后,应在部门内部进行测试,测试的基本方法是:以部门为基础,对部门的职能及岗位设置在内控制度中的实际执行功能进行测试。针对部门的测试,主要看部门是否能够完成规定的职能,部门之间的职能是否存在重叠,部门之间职责的分配是否合理,是否符合内部控制的一些基本原则,是否存在有的环节大家都管,而有的环节又无人问津的情况,及管理上是否节约而有效。根据测试结果决定是否修订或增补该项内控制度。按部门设计实质的内容是流程设计。

二、按项目进行设计

一个项目,有其自身的业务流程,跨越不同的组织部门。按项目设计应遵循的流程:

(1)分析每个项目的组织维度和流程维度。同时分析在执行项目时可能面临的相关风险,然后按项目的业务流程来进行具体设计,根据执行项目的环节和流程,确定控制点,从组织和流程两方面来制定相应的内控制度。

(2)制定项目内控制度的执行测试方法并形成测试报告。在项目设计中,设计一套内控制度的制定、内控制度的执行、内控制度的测试、内控制度的测试报告程序,来考证项目的组织结构方面,包括层级、单位和责任是否合理,以及项目的业务流程方面是否能进行实际操作,测试需结合COSO报告关于内控的五个要素进行,即查看项目的控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监控。

(3)设计项目内控制度的修订和增补程序。形成测试报告后,就可以根据报告结果决定是否对该内控制度进行修订。经由内控制度的制定、执行、测试、报告、修订等一系列循环周转的过程进行项目内控设计,可以使制定的内控制度符合企业实际,具有操作的可能性。同样,按项目设计的实质的内容是流程设计。

三、按流程设计

这是对企业某项业务流程的控制制度进行设计,如对销售流程、采购流程进行内控制度的设计。一个业务流程中包括若干作业,而每项作业又由若干任务组成。按流程设计的思路是:

(1)明确业务流程的工作环节的前后衔接,确定流程的投入与产出。

(2)明确业务流程中涉及的作业,作业间的相互关系,建立一条作业链,并制定每一作业相应的作业标准,根据每一项作业的投入与产出,制定相应的考核指标,即将总投入与产出指标进行细化,落实到每一项作业中。

(3)明确每一项作业的任务组合。对每一项任务规定出相应的标准,即制定完成任务的指标,包括量化指标和非量化指标。

(4)将每一项任务落实到执行任务的每一个组织成员。即用上述量化和非量化指标作为考核组织成员的业绩指标,同时,任务需要落实到组织、单位直到个人,涉及到授权与责任,所以,流程设计与组织设计达到了有效的结合。

在一项业务流程的执行过程中,又可能涉及到不同的内控项目,也即组织、项目、流程的三维组合。需要注意的是,上述流程设计必须建立在企业的业务流程比较合理的基础之上,而为了达到这一点,就应对企业的业务流程进行优化分析,进行业务流程再造。

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