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人力资源内部控制设计

返回 2014-05-19 15:03

根据《企业内部控制应用指引第3号——人力资源》的界定,人力资源包括董事、监事、高级管理人员和全体员工。《企业内部控制基本规范》明确要求,企业人力资源政策应当包括下列内容:员工的聘用、培训、辞退与辞职;员工的薪酬、考核、晋升与奖惩;关键岗位员工的强制休假制度和定期岗位轮换制度;掌握国家秘密或重要商业秘密的员工离岗的限制性规定;有关人力资源管理的其他政策。

人力资源内部控制设计,是在遵循国家和企业组织架构相关法规制度的基础上,以国家监管部门制定的内部控制规范及其应用指引为依据,结合企业的人力资源实际情况,用系统控制的技术和方法,构建企业自身人力资源内部控制体系的一个动态连续不断的过程。

人力资源内部控制设计是复杂的系统工程,基本流程包括设计准备、设计实施、试行及完善等。

设计人力资源内部控制,就是在评估人力资源风险的基础上,对人力资源内部控制进行设计的过程。这是人力资源内部控制设计的关键环节。人力资源内部控制设计基本程序包括:确定人力资源关键控制点;明确人力资源控制目标;提出人力资源控制措施;设计人力资源控制证据;完善人力资源相关制度;绘制人力资源控制流程图;编制人力资源控制矩阵等流程。

一、确定人力资源关键控制点。企业在构建与实施人力资源内部控制过程中,要针对人力资源风险评估的结果,确定人力资源的一般控制点和关键控制点,并编制人力资源控制要点表。

 二、明确人力资源控制目标。人力资源内部控制的目标就是要保证人力资源合法、安全、有效、可靠,从而有效控制人力资源缺乏或过剩、结构不合理、开发机制不健全,可能导致企业发展战略难以实现;人力资源激励约束制度不合理、关键岗位人员管理不完善,可能导致人才流失、经营效率低下或关键技术、商业秘密和国家机密泄露;人力资源退出机制不当,可能导致法律诉讼或企业声誉受损等方面的风险。实际工作中,人力资源内部控制目标应根据识别出来的人力资源可能存在的具体风险来设计,不能固定化、模式化。

三、提出人力资源控制措施。企业在构建与实施人力资源内部控制过程中,要强化对人力资源控制点,尤其是关键控制点的风险控制,并采取相应的控制措施。人力资源控制措施要与人力资源相融合,嵌入到人力资源流程当中。人力资源总体方面的控制措施是重要的,但更主要的是要针对关键控制点采取具体的控制措施。

四、保留人力资源控制证据。为了人力资源制度能够有效实施,企业需要制定必要的表单,作为人力资源制度的附件,为人力资源实施与控制过程留下证据。人力资源相关文件资料很多,包括人力资源总体规划、人力资源计划、选聘人员记录、岗前培训记录、轮岗记录、人力资源计划执行情况评估报告等。

五、优化人力资源控制制度。企业需要建立一系列制度体系和机制保障,促进人力资源的作用得到有效发挥。人力资源控制制度不是独立建立一套新的制度,而是将内部控制思想嵌入到人力资源制度中去。人力资源制度应制定多少个、内容包括哪些,应因企业的不同而不同。

不论人力资源控制制度采取什么样的形式制定,企业都应认真学习领会《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制应用指引第3号——人力资源》等法律法规的精神实质和原则要求,并以此为起点构建和实施人力资源内部控制。

六、绘制人力资源控制流程图。人力资源内部控制流程图大多是一般业务流程图,未标注人力资源风险点和控制点。中天恒3C框架主张,根据人力资源流程、风险点、控制点及其相关的控制措施,结合具体单位的实际情况来绘制人力资源控制流程图。特别要强调的是,应把人力资源内部控制流程和人力资源流程整合在一起,并在图上标示风险点和控制点。

七、编制人力资源内部控制矩阵。人力资源内部控制矩阵是对人力资源流程图中风险点、控制措施和控制证据等的详细说明与描述,是人力资源内部控制设计结果的集中体现,也是企业内部控制管理手册重要的组成部分,是上述内部控制设计工作的综合汇总。

 

 

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