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采购与付款循环控制设计

返回 2014-05-19 15:03

采购业务内部控制设计,是采购业务内部控制建设的首要环节,是构建采购业务内部控制体系的基础。采购业务内部控制设计,是在遵循国家和企业采购业务相关法规制度的基础上,以国家监管部门制定的内部控制规范及其应用指引为依据,结合企业的采购业务实际情况,用系统控制的技术和方法,构建企业采购业务内部控制体系的动态过程。

一、采购业务内部控制流程

采购业务流程主要有编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、付款、会计控制。

企业在实际开展采购业务时,可以参照此流程,并结合自身情况予以扩充和具体化。

二、采购业务内部控制设计

采购业务内部控制设计,就是在评估采购业务风险的基础上,对采购业务内部控制进行设计的过程,是采购业务内部控制设计的关键环节。采购业务内部控制设计基本程序包括:

1、确定采购业务关键控制点。企业在构建与实施采购业务内部控制过程中,要针对采购业务风险评估的结果,确定采购业务的一般控制点和关键控制点,并编制采购业务控制要点表。采购业务的关键控制点至少应当包括请购、审批、购买、验收、付款等环节。但并非关键控制点越多越好。

2、明确采购业务控制目标。采购业务内部控制目标包括:规范实物资产管理,杜绝舞弊发生;安全、科学的保管使用实物资产,防止发生非正常减损;物资储存科学、合理,防止损失浪费;保证采购业务符合国家法律法规等。

3、提出采购业务控制措施。企业在构建与实施采购业务内部控制过程中,要强化对采购业务控制点,尤其是关键控制点的风险控制,并采取相应的控制措施。采购业务内部控制措施要与采购业务相融合,并嵌入到采购业务流程当中,确保物资采购满足企业生产经营需要。

4、保留采购业务控制证据。为了保证采购业务制度能够有效实施,企业需要制定必要的表单,为采购业务流程留下控制证据。

5、优化采购业务控制制度。采购业务管理控制制度不是独立建立一套新的制度,而是将内部控制思想嵌入到采购业务制度中去。

6、绘制采购业务控制流程图。采购业务内部控制流程图大多是一般业务流程图,未标注采购业务风险点和控制点。采购业务控制流程图要根据采购业务流程、风险点、控制点及其相关的控制措施,结合具体单位的实际情况来绘制。

7、编制采购业务控制矩阵。采购业务控制矩阵是对采购业务流程图中风险点、控制措施和控制证据等的详细说明与描述,这是采购业务内部控制设计结果的集中体现,也是企业内部控制管理手册重要的组成部分。

三、采购业务的评估

《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》强调企业应当建立采购业务后评估制度。就此,企业应当定期对物资需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协调或合同签约与履行情况等物资采购供应活动进行专项评估和综合分析,及时发现采购业务薄弱环节,优化采购流程。

同时,将物资需求计划管理、供应商管理、储备管理等方面的关键指标纳入业绩考核体系,促进物资采购与生产、销售等环节的有效衔接,不断防范采购风险,全面提升采购效能。

 

 

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